Welke cijfers bespreek je iedere maand met je boekhouder?
- 10 jul
- 3 minuten om te lezen
Veel ondernemers kijken pas naar hun cijfers wanneer de btw-aangifte moet worden ingediend of de jaarrekening wordt opgesteld.
Op dat moment is het vaak te laat om nog echt bij te sturen.
Succesvolle ondernemers gebruiken hun administratie niet alleen om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, maar vooral om betere beslissingen te nemen. Daarom bespreken zij iedere maand de belangrijkste financiële cijfers met hun boekhouder.
Wie kiest voor administratie uitbesteden, kiest tegenwoordig steeds vaker voor een boekhouder die niet alleen de administratie verwerkt, maar ook helpt de cijfers te vertalen naar praktische inzichten.
Welke cijfers bespreek je iedere maand met je boekhouder?
Welke cijfers bespreek je iedere maand met je boekhouder? Het antwoord verschilt per onderneming, maar omzet, brutomarge, winst, liquiditeit, openstaande posten en belastingverplichtingen vormen meestal de basis.
Een goed gesprek met je boekhouder gaat veel verder dan de winst aan het einde van het jaar.
Juist de maandelijkse cijfers laten zien hoe je onderneming zich ontwikkelt en waar je tijdig kunt bijsturen.
De belangrijkste cijfers zijn:
omzet;
brutomarge;
kosten;
nettowinst;
liquiditeit;
openstaande debiteuren;
belastingverplichtingen.
Maar belangrijker dan de cijfers zelf is de vraag:
Waarom veranderen deze cijfers?
Daar ontstaat vaak het gesprek dat ondernemers écht verder helpt.
Waarom één keer per jaar naar je cijfers kijken niet genoeg is
Een jaarrekening laat zien hoe je onderneming het vorig jaar heeft gedaan.
Ondernemen gebeurt echter vandaag.
Wanneer je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat marges zijn teruggelopen of kosten harder zijn gestegen dan verwacht, zijn de meeste beslissingen al genomen.
Door maandelijks naar je cijfers te kijken kun je eerder ingrijpen en voorkom je dat kleine afwijkingen uitgroeien tot grote problemen.
De drie cijfers die ik als eerste bekijk
Vanuit mijn ervaring als CFO heb ik geleerd dat niet ieder cijfer even belangrijk is.
Bij maandrapportages keek ik vrijwel altijd als eerste naar deze drie onderdelen.
1. Brutomarge
Omzet zegt weinig wanneer de marge onder druk staat.
Een stijgende omzet gecombineerd met dalende marges kan uiteindelijk juist leiden tot minder winst.
Daarom is de brutomarge vaak één van de eerste signalen dat prijsbeleid, inkoopkosten of productmix veranderen.
2. Liquiditeit
Liquiditeit laat zien of je onderneming aan haar verplichtingen kan blijven voldoen.
Een winstgevende onderneming kan alsnog betalingsproblemen krijgen wanneer klanten laat betalen of investeringen veel geld vragen.
Juist daarom kijk ik altijd verder dan alleen de winst.
3. Openstaande debiteuren
Veel winst zit soms letterlijk nog bij klanten.
Wanneer facturen langer openstaan dan normaal, ontstaat ongemerkt druk op de kaspositie.
Een kleine verandering in betaalgedrag kan daardoor grote gevolgen hebben voor de beschikbare financiële ruimte.
Praktijkvoorbeeld
Een ondernemer draaide gemiddeld €18.000 omzet per maand.
In april steeg de omzet naar €22.000.
Op het eerste gezicht leek dat uitstekend nieuws.
Tijdens het maandelijkse overleg bleek echter dat de inkoopkosten bijna 30% waren gestegen en meerdere grote facturen nog openstonden.
De winst bleef vrijwel gelijk, terwijl de liquiditeit juist afnam.
Door dit tijdig te signaleren kon de ondernemer sneller factureren, betalingsafspraken aanpassen en een geplande investering enkele maanden uitstellen.
Een gesprek van dertig minuten voorkwam uiteindelijk veel grotere financiële problemen.
De veelgemaakte fout
Veel ondernemers openen hun cijfers alleen wanneer de btw-aangifte of jaarrekening eraan komt.
Daardoor worden belangrijke signalen pas zichtbaar wanneer bijsturen veel lastiger is geworden.
Cijfers zijn geen terugblik.
Ze zijn bedoeld om betere beslissingen te nemen over de toekomst.
Daarom kiezen steeds meer ondernemers bewust voor een boekhouder die meedenkt en niet alleen de administratie verwerkt.
Maak van cijfers een vast maandmoment
Plan iedere maand een kort overleg met je boekhouder.
Een half uur is vaak al voldoende.
Vraag niet alleen:
Kloppen de cijfers?
Maar juist:
Waarom wijken de cijfers af?
Welke risico's zie je ontstaan?
Welke kansen vallen op?
Welke beslissing zou jij deze maand nemen?
Wanneer je structureel inzicht hebt, kun je bovendien tijdig bijsturen voordat kleine afwijkingen grote gevolgen krijgen.
Conclusie
De waarde van een boekhouder zit niet alleen in een correcte administratie.
De echte waarde ontstaat tijdens de gesprekken over de cijfers.
Een goed gesprek over je cijfers levert vaak meer op dan een perfect bijgewerkte administratie.
Wie iedere maand de juiste cijfers bespreekt, krijgt meer grip op de onderneming, voorkomt verrassingen en neemt betere ondernemersbeslissingen.
Wil je niet alleen weten hoe je onderneming ervoor staat, maar vooral waarom de cijfers zich ontwikkelen zoals ze doen?
Samen kijken we niet alleen naar de administratie, maar vooral naar de inzichten die je helpen betere ondernemersbeslissingen te nemen.
