Hoe facturatie en betaling je financiële cijfers kunnen vertekenen

Introductie

Je kijkt in je boekhoudprogramma en ziet een mooie omzet. Maar aan het eind van de maand staat je bankrekening lager dan verwacht. Of andersom: er komt veel geld binnen, terwijl je cijfers nauwelijks groeien. Voor startende ondernemers en zzp’ers is dit een veelvoorkomend punt van verwarring. De manier waarop je factureert en hoe klanten betalen, kan je financiële cijfers namelijk flink vertekenen.

In deze blog leg ik praktisch uit hoe dat werkt, waar het misgaat en wat je kunt doen om beter grip te krijgen op je cijfers.

Facturatie en betaling beïnvloeden je financiële cijfers

De kern van het probleem zit in het verschil tussen omzet op papier en geld op je rekening. Je boekhouding registreert facturen, maar je bankrekening registreert betalingen. Die twee lopen lang niet altijd gelijk, daardoor beïnvloed facturatie en betaling je financiële cijfers.

Werk je met facturen, dan boek je omzet op het moment dat je factureert. Maar dat betekent niet dat het geld al binnen is. Zeker als klanten later betalen, geven je cijfers een optimistischer beeld dan je daadwerkelijke financiële ruimte.

Kasstelsel en factuurstelsel eenvoudig uitgelegd

Als startende ondernemer of zzp’er werk je meestal met een van deze twee systemen:

Bij het kasstelsel tel je inkomsten pas mee wanneer ze daadwerkelijk zijn betaald. Dit zie je vaak bij kleine ondernemers zonder btw-plicht of bij specifieke uitzonderingen.

Bij het factuurstelsel boek je omzet zodra je de factuur verstuurt, ongeacht wanneer de betaling binnenkomt. Dit is de meest gebruikte methode bij btw-plichtige ondernemers.

Het factuurstelsel zorgt voor inzicht in je prestaties, maar kan je liquiditeit maskeren. Je cijfers lijken gezond, terwijl je cashflow onder druk staat.

Praktijkvoorbeeld: winst op papier, stress in de praktijk

Stel: je verstuurt in maart vijf facturen van €1.000. Je boekhouding laat €5.000 omzet zien. Drie klanten betalen pas in april of mei. Ondertussen moet je wel btw afdragen en kosten betalen.

Op papier draai je winst, maar in werkelijkheid heb je tijdelijk te weinig geld. Dit is precies hoe facturatie en betaling invloed op cijfers hebben en waarom veel starters in liquiditeitsproblemen komen zonder dat ze het direct doorhebben.

Betalingsachterstanden vertekenen je beeld

Openstaande facturen zijn een stille valkuil. Ze tellen mee in je omzet, maar niet in je beschikbare geld. Hoe langer klanten wachten met betalen, hoe groter het verschil tussen winst en cashflow wordt.

Daarom is het belangrijk om:

• betaaltermijnen strak te houden;

• actief te herinneren bij te late betalingen;

• regelmatig je openstaande posten te controleren.

Dit voorkomt dat je beslissingen neemt op basis van cijfers die te rooskleurig zijn.

Zo krijg je beter inzicht in je cijfers

Wil je voorkomen dat facturatie en betaling je cijfers blijven vertekenen, dan helpen deze stappen:

Kijk niet alleen naar je winst- en verliesrekening, maar ook naar je bankstand en kasstroom. Houd een overzicht bij van openstaande facturen en verwachte betalingen. Plan grote uitgaven pas als het geld daadwerkelijk binnen is. Zorg dat je boekhouding logisch is ingericht vanaf de start.

In onze startersbegeleiding helpen we ondernemers hier dagelijks bij. Een goede basis voorkomt veel onrust later. Lees bijvoorbeeld ook hoe je dit aanpakt in onze blog over boekhouding opzetten als starter.

Wanneer extra begeleiding slim is

Als je merkt dat je cijfers lastig te interpreteren zijn of dat je regelmatig verrast wordt door je banksaldo, is het verstandig om hier samen naar te kijken. Met de juiste inrichting en uitleg krijg je snel rust en overzicht.

Meer weten over begeleiding specifiek voor starters? Bekijk dan: https://www.lucranova.nl/specialisaties/startersbegeleiding.

Afsluiting

Facturatie en betaling zeggen allebei iets anders over je bedrijf. Door dat verschil goed te begrijpen, neem je betere beslissingen en voorkom je onnodige stress. Wil je sparren over jouw situatie of je cijfers samen helder krijgen? Plan gerust een adviesgesprek.